值得注意的采购合同风险防范

  文|武佳 标典律师事务所

  对于任何企业而言,采购活动都是必不可少的,大到生产型企业采购生产物资,小到一般企业采购办公用品,采购活动广泛地存在于各个企业的生产经营当中。那么,对于采购方而言,能够有效控制采购合同中存在的各种风险就尤为重要了。本文将分别从采购合同签订及履行阶段为大家梳理采购合同的风险防范注意事项。

  一、采购合同签订阶段的风险防范

  (一)合同内容风险防范

  1、标的信息

  • 名称(品名)、型号、品种等表述应完整规范,忌用简称。

  • 明确相应的技术指标,如成分、含量、纯度、大小、长度、粗细等。

  • 采购的数量要清楚、准确,计量单位应当规范,一般采用公制计量。

  • 若存在附件及备品备件,也应在合同中明确。

  2、交货时间、地点及风险转移

  • 明确约定交货的时间及地点。

  • 明确约定运输主体、运输方式、运输费用及运输期间的风险承担。

  3、价款及支付

  • 明确价款是否含税,避免因税的问题引发争议。

  • 明确约定开具发票及付款的时间顺序,当然,作为采购方可在合同中约定收到供货方开具的发票后再付款。

  • 明确对方的收款账户信息,且作为采购方一般情况下无需在合同中提供自己的账户信息。

  • 明确约定付款以验收合格为前提。

  • 对于大型物资、设备,应保留一部分质保金。

  4、验收

  • 应明确具体的验收标准、方法及提出异议的期限。

  • 应明确提出异议时,供货方应采取的补救方式。 

  • 可在合同中约定:对于使用过程中才能发现的隐蔽性瑕疵,采购方可随时提出异议。

  5、质保

  • 明确质量保证期间及质量保证期间的起算时间,对于采购方而言,质量保证期间尤为重要。因此,建议明确设备安装调试合格后的次日或产品验收合格后的次日为质量保证期的起算时间,而非设备或产品交付后。

  • 明确约定质量保证期内出现问题时供货方应采取的补救措施。     

  • 明确约定质保金的数额及质保金的返还方式。

  • 明确约定:质保期内出现任何问题供货方无法解决或不予解决时,采购方有权找第三方解决,相关费用由供货方承担。

  6、违约责任

  • 对采购方而言,供货方最主要的义务是按时、保质、保量交付合格货物,因此应明确:

    (1)供货方逾期交货的违约责任;

    (2)供货方交付货物数量不足的违约责任;

    (3)供货方交付货物质量不合格的违约责任。

  • 违约金的数额不宜过高亦不宜过低,过高可能会有被仲裁机构或法院变更的风险,过低则不利于约束供货方。

  • 违约条款中,当对方逾期交货超过一定期限时,应赋予已方单方解除权,否则将会使自己处于十分被动的地位,不利于自己的生产和经营。

  7、管辖及通知

  • 管辖:尽量约定由已方所在地人民法院管辖。

  • 通知:合同中应明确约定联系人的姓名及电话、通讯地址、邮箱、传真,并约定:一切通知均以书面形式为准,一方向以上联系方式发送的通知视为对方已收悉,预留的联系方式发生变更时应及时通知对方,否则视为未变更。

  (二)合同效力风险防范

   1、主体签约资格

  • 企业及其分、子公司、办事处等有签约资格,但注意:分公司和办事处虽有签约资格、有诉讼主体资格,但不能独立承担责任。因此,在合同签订时,不但要对分公司、办事处本身的履约能力进行审查,还要审查总公司的履约能力。

  • 企业下属部门(如:企业各部/科/处/室等)不具有独立签约资格。

  2、签约权限

  • 签约代表为法定代表人时,一般情况下法定代表人的签约即代表公司,其行为由公司来承担责任。但对于重大合同以及标的额较大的合同,在签订前最好审核对方公司章程,以防法定代表人超越章程赋予的权限签订合同而引起纠纷。

  • 签约代表为代理人时,严格审查其授权委托书,审核其是否具有权限、是否超越权限、授权是否在有效时间范围。

  3、合同形式   

  • 合同签订时应尽量选择书面形式,“白纸黑字”有利于证据固定。

  二、采购合同履行阶段的风险防范

  (一)依约、全面履行合同义务

  • 按照合同约定及时、全面履行合同义务,避免构成违约,承担违约责任。合同义务不仅包括付款等主要合同义务,还包括通知、协助、保密等附随义务。

  • 当出现无法按照合同约定履行义务时,应当及时与对方进行沟通、协商。对方同意变通履行的,及时与对方签订书面补充协议。

  (二)密切关注对方的合同履行情况

  • 关注对方是否按照合同约定履行合同义务,当对方未按合同约定履行义务时,可行使合同法赋予的合法抗辩权。

  • 同时,及时与对方进行函件沟通,督促对方履行义务,并对沟通过程中的所有往来函件妥善保存。

  (三)注意证据留存

  • 注意对合同原件以及合同履行过程中双方的沟通函件进行留存。

  • 注意对出厂证、合格证、质保书、使用说明书、检定证书等的留存。

  • 注意对订货单、提货单、入库单、出库单、运货单、仓储单、签收单等的留存。

  • 注意对收据、付款凭证、发票等的留存。

  • 当发现货物有瑕疵时,注意对质量瑕疵货物进行拍照、留存、封样等。

  (四)正确处理纠纷

  • 纠纷发生时,先友好协商,协商不成时依法采取诉讼手段。

  • 诉讼时注意诉讼主体的选择,当有多个主体时,尽量选择有责任承担能力和履约能力的作为被告。

  • 及时地维护权利,防止过了诉讼时效,丧失胜诉权。

  • 尽量收集对方的财产线索,及时申请财产保全。

  • 裁判文书生效后,在法定期限内申请执行。

  以上是从采购方的角度对采购合同签订及履行过程中的风险防范措施进行的归纳总结。虽然受到合同签订背景、主体市场地位、供求关系等因素的影响,并不是每一份采购合同都能按照本文所述去签订,有时为了促进交易的达成,某些合同条款内容需要作出妥协。但如果企业在合同签订及履行过程中能够尽可能地注意本文所述内容,相信企业的采购合同风险防范一定会越做越好。